مدیریت پروژه : دانش مدیریت لزوما در رابطه با کسب و کارهای بزرگ شکل گرفته است اگرچه مدیریت منابع انسانی، از کسب و کارهای کوچک هم صحبت میکند، اما در غالب حرف ها و توصیه های آن، مشخص است که به سازمانی می اندیشد که ده ها دپارتمان بزرگ دارد.
مدیریت پروژه نیز در برنامه ریزی و کنترل پروژه، از کوچک تا ابر پروژه ها کاربرد دارد، اما در عمل عمده ی بحث ها آموزش، بر روی پروژه های بسیار بزرگ متمرکز می شود.
در بحث مدیریت پروژه، حداقل ریسک هایی که در مسیرتان وجود دارد شامل موارد زیر می شوند:
• ریسک ها
• حاشیه ها
• مشکلات مربوط به تعامل با دیگران
• موانع فرعی و جانبی پروژه
• چالش های مربوط به مدیریت منابع
برای وارد شدن به بحث در ابتدا مفهوم پروژه را بیان کنیم:
در واژه نامه های تجاری پروژه عبارت است از “مجموعه ای از وظایف و عملکردهای وابسته به هم که در یک دوره زمانی مشخص و با هزینه معین و سایر محدودیت ها اجرا میشود.” پروژه ممکن است در خارج از شرکت صورت گیرد و یا جزئی از امور شرکت باشد. پارامترهای اساسی یک پروژه عبارت اند از یک هدف مشخص برای دستیابی، پس طبیعتا هر پروژه شامل یک نقطه آغاز و پایان است که به یک نتیجه خاص و منحصر به فرد می انجامد. از دیگر ویژگی های بارز پروژه، کوتاه مدت بودن تعهد آن، نداشتن یک جدول زمانی مشخص، حوزه فعالیت روشن، بودجه تعیین شده و سرمایه انسانی شامل مدیریت و تیم پروژهاست.
مراحل مدیریت پروژه :
1. مشخص کردن هدف و شروع پروژه
2. برنامه ریزی
3. اجرا
4. نظارت و کنترل
5. نتیجه گیری و پایان
از اجزای اصلی مدیریت پروژه نیز میتوان موارد زیر را نام برد:
1. فرآیندهای مدیریتی
2. ابزارها
3. مهارت ها
ویژگی های یک پروژه موفق:
در این مورد ابتدا باید به این نکته اشاره کرد که حتی اگر پروژه ای دستاور هم داشته باشد اما بدون هدف و برنامه ریزی صورت گیرد، لزوما آن پروژه موفق به حساب نمی آید.
دو اصل مهم، نیاز به برنامهریزی و حفظ کیفیت زندگی سازمانی در کنار سه اصل دیگر در قالب مثلثی تحت عنوان مثلت موفقیت پروژه را باید در این مورد مد نظر قرار داد.
اشتباهات رایج در مدیریت پروژه های کوچک:
معمولاً تدوین استراتژی برای شرکت های کوچک، با اینکه ممکن است دشوارتر از شرکت های بزرگ نباشد، ساده تر هم نیست.
شاید به همین علت است که کمتر کسی جرات میکند در زمینهی مدیریت منابع انسانی یا تبلیغات و یا تدوین استراتژی برای مجموعه های کوچک، حرف بزند و همه ترجیح می دهند سازمان ها و کسب و کارهای بزرگ را به عنوان مخاطب خود انتخاب کنند.
این مسئله را در سایر حوزه های مدیریتی و مهارتی هم می توان دید.
یکی دیگر از اشتباهات در پروژه های کوچک، تقلید از ساختارها و جزئیات عملیاتی پروژه های بزرگ است.
مدیریت پروژه و ایجاد فضا برای تعامل بین مدیر و اعضای تیم، همیشه از مشکلات شرکت های جوان بوده است. در تیم های کوچک این تعامل ممکن است به تقسیم فعالیت ها و وظیفه ها محدود شود. اما در شرکت های کمی بزرگتر، عملاً شکلی از مدیریت پروژه را به خود می گیرد.
غالبا شرکت های بزرگ و قدرتمند، نرم افزارهای قوی و گران قیمتی را برای مدیریت پروژه و هماهنگی و تبادل اطلاعات داخلی خریداری می کنند. اما شرکت های کوچک با سرویس های ایمیل رایگان یا ارزان و یا نرم افزارهایی مانند Outlook، به تبادل نامه ها و مکاتبات می پردازند.
در فرهنگ ما، برای تقسیم وظایف و ارجاع کارها و مدیریت پروژه ها، کمتر از راهکارهای آنلاین عمومی استفاده میشود. اما با استفاده از برنامه های و نرم افزارهای معرفی شده در زیر، میتوان به راحتی به مدیریت امور مربوط به پروژه پرداخت.
نرم افزارهای مورد استفاده برای مدیریت پروژه های بزرگ
• Microsoft Project
• نرم افزار مدیریت پروژه شرکت Primavera
نرم افزارهای مورد استفاده برای مدیریت پروژه های کوچک
• سرویس Asana
• Trello
• OneNote
یکی از وظایف اصلی و اولیه یک مدیر پروژه، این است که: هدف اصلی پروژه را مشخص کند و جزئیات دقیق تر آن را هم به سایر افراد مرتبط در آن پروژه نشان دهد. ارائه جزئیات در هر پروژه، کمک بهتری است که افراد شرکت و دخیل در پروژه بتوانند به درستی هدف آن پروژه را درک کنند و برای رسیدن به آن تلاش خود را به کار گیرند. هم چنین دومین گام مهم آن است که برای انجام و مدیریت درست روند کارها می بایست یک برنامه زمانی، مدون و مشخص وجود داشته باشد تا افراد تیم نیز از آن مطلع بوده و متناسب با آن به فعالیت خود بپردازند.
تدوین و ارائه برنامه زمانی بر عهده مدیر پروژه است و با توجه به این که ممکن است هر پروژه ای هدف های مختلف و متعددی داشته باشد می بایست برای هر هدف برنامه زمانی مشخص و دیگری در نظر گرفت. وجود عامل زمان در هر پروژه به دلیل جلوگیری از هدر رفتن منابع شرکت است. به طور مثال: بیایید فرض کنیم شرکتی در حال راه اندازی کمپین فروش نوروزی برای محصولات و یا خدمات خود است. اگر مدیر پروژه برنامه ی زمانی مشخص و مناسبی ایجاد نکرده باشد ممکن است این پروژه با شکست مواجه شده و به هدف مورد نظر خود در زمان مناسب نرسد.
حتی گاهی اوقات احتمال دارد با عدم مدیریت زمانی و درست پروژه باعث نارضایتی مشتریان شده که در این حالت ممکن است آسیب های زیادی به برند و برندینگ شرکت و کسب و کار وارد شود. این مورد را باید در نظر گرفت که تمامی کارهایی که در یک پروژه انجام میشود می بایست در جهت ترفیع و تثبیت برند صورت بگیرد که این امر خود باعث جذب مشتریان جدید و یا تبدیل مشتریان قدیمی به مشتریان وفادار میشود.
همان طور که گفته شد، مدیریت وجه های مختلفی دارد و اجرای درست و متناسب آن می تواند باعث پیشرفت زیادی در یک سازمان و یا شرکت شود.
سازمان هایی که مدیریت و کنترل پروژه های خود را با دقت زیادی مد نظر قرار می دهند معمولا موفق تر از سازمان های دیگر هستند. این شرکت ها به درستی و خوبی از اهداف کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت خود مطلع هستند و در بازه زمانی مناسب بهترین نتیجه را برای کسب و کارشان رقم بزنند.
مدیریت، کنترل و سازماندهی پروژه یک دانش پیچیده ای است که برخی اوقات در آن نیاز است با تجربه بسیار زیادی برای کنترل بحران های پیش آمده در شرکت، خود را اثبات کنید. طبیعتا هر شرکت و کسب و کاری در برهه ای از زمان ممکن است به مشکل بر بخورد در این صورت وجود یک مدیر پروژه کار بلد کار درست میتواند بحران را به درستی مدیریت کرده و پروژه و شرکت را نجات دهد.
